Schon seit Tagen schiebt Susanne die Unterlagen für den anzufertigenden Abschlussbericht von einer Schreibtischecke in die andere. Einen Grund, nicht damit zu beginnen, findet sie immer: Lieber schnell noch eine Tasse Kaffee trinken. Dankbar die Frage der Kollegin aufgreifen. Gab es nicht auch noch ein Telefonat zu erledigen oder eine E-Mail zu schreiben? Ihre ausgefeilte Zeitplanung, um die Aufgabe zu bewältigen, funktioniert überhaupt nicht. Kaum hat sie die Papiere vor sich liegen, überfällt sie ein flaues Gefühl im Magen. Jegliche Konzentration ist dahin, ihr Kopf leer. Als ihr Blick auf die vollen Ablagekörbe fällt, greift sie zu. Der Abschlussbericht wandert wieder an die Seite, die Ablage hat gewonnen.
Jeder noch so disziplinierte Mensch kennt solche Situationen, wenn „Aufschieberitis“ – in der Fachsprache „Prokrastination“ – zuschlägt. Die ersten Symptome machen sich bemerkbar, wenn das zu erledigende Projekt bereits zum x-ten Mal von einem Tag auf den anderen verschoben wird, ohne dass wirklich etwas geschieht. Verärgerung steigt auf, manchmal Wut, Schuldgefühle entstehen, Versagensangst – und eins ist immer deutlicher spürbar: Zeitdruck. Die Zeit läuft davon, das Projekt lässt sich kaum mehr zur eigenen Zufriedenheit abschließen. Die Falle hat zugeschnappt. Sie fühlen sich gefangen, hilflos und schwören sich gleichzeitig: nie wieder. Aber wird dieser Ruf erhört?
Erst wenn Sie wissen, welche To-dos Sie aufschieben und aus welchen Gründen, werden Sie etwas gegen Ihre Aufschieberitis tun können. Hier sind einige Beispiele:
Beipiel 1: Wenn negative Gefühle Sie lähmen
Sie zögern einen Rückruf hinaus
Herr Czerny möchte zurückgerufen werden. Er hat schon mehrfach angerufen. Sie befürchten, dass er was zu kritisieren hat. Nein, heute rufen Sie ihn nicht zurück.
Überlegen Sie: Wie stehen Sie zu diesem Telefonat? Ist es ein unangenehmes Telefonat? Will sich jemand beschweren? Oder müssen Sie jemandem die Meinung sagen? Ist die andere Person arrogant, aggressiv, ungeduldig? Ist etwas vorgefallen, das einen Bruch in der Beziehung entstehen ließ? Hat Sie etwas verärgert oder verletzt? Was genau geht in Ihnen vor, wenn Sie an die andere Person denken (Gefühle, Gedanken, Erinnerungen, Erfahrungen)? Fühlen Sie sich der Person ausgeliefert, unterlegen, in die Enge getrieben?
Kurz: Viele unangenehme Gefühle entstehen, wenn Sie an das Telefonat denken? Kein Wunder, dass Sie es hinauszögern!
Die Lösung: Fangen Sie an
• Das beste Rezept ist anzufangen, denn Handeln vertreibt die Angst. Mit dem Hinauszögern erledigt sich weder das Telefonat, noch werden Ihre negativen Gefühle aufgelöst.
• Packen Sie den Stier bei den Hörnern. Warten Sie nicht, bis das Telefon wieder klingelt, sondern werden Sie aktiv. Klären Sie die Sachlage.
• Entschuldigen Sie sich, wenn es nötig ist.
• Einer abfälligen Bemerkung begegnen Sie mit Antworten wie: „Schade, dass es Ihnen nicht zusagt. Können Sie Ihre Kritik konkretisieren, damit uns zukünftig eine Verbesserung gelingt?“
Beispiel 2: Wenn Aufgaben Sie unterfordern
Sie drücken sich vor der langweiligen Buchhaltung
Wieder mal ist es so weit. Die Belege sortieren, die Kostenstellen verteilen, abheften, die Reisekostenabrechnung auf den neuesten Stand bringen. Da kommt Langeweile auf, denken Sie. Das Durcheinander sichten und in Ordnung bringen – dafür haben Sie jetzt wirklich keine Zeit …
Wie oft haben Sie aus dem Gefühl der Langeweile heraus eine Aufgabe immer wieder aufgeschoben? Meist sind es Tätigkeiten, die Ihnen unwichtig erscheinen, wie beispielsweise die Ablage, das Einordnen, das Kopieren. Nichtige Kleinigkeiten, die Sie nicht fordern. „Es gibt wirklich Wichtigeres zu tun“, denken Sie sich. Ihre Konzentration lässt nach, weil Sie im Grunde gedanklich an einer anderen, attraktiveren Aufgabe arbeiten oder sich so unter Druck setzen, dass sich Fehler einschleichen und Sie den Überblick verlieren. Also doppelte Arbeit? Ja, und nicht nur das: Wut und Unlust tragen Sie auch dann noch in sich, wenn die Aufgabe längst erledigt ist.
So nimmt Ihnen diese „unwichtige Aufgabe“ mehr Zeit und Energie weg als notwendig – aufgrund Ihrer eigenen Einstellung. Weitere kostbare Zeit ist blockiert. Diese Erfahrung veranlasst Sie, beim nächsten Mal mit noch größerer Abneigung an die Sache heranzugehen. Was tun?
Die Lösung: Ändern Sie Ihre Einstellung
• Jede Aufgabe ist wichtig. Denken Sie nicht: „Die Ablage raubt mir wieder viel zu viel Zeit“, sondern: „Jetzt verschaffe ich mir wieder mehr Überblick.
• Teilen Sie die Aufgaben in kleinere Zeitblöcke. Anstelle einer oder gar zwei Stunden arbeiten Sie nur eine halbe Stunde oder 20 Minuten an diesem Projekt. Sie sind dann sofort entspannter.
• Freuen und loben Sie sich, wenn Sie bereits einen Teil der Aufgabe erledigt haben. Das ist die beste Motivation, weiterhin an diesem Projekt zu arbeiten.
Beispiel 3: Wenn Aufgaben Sie überfordern
Sie haben Zeitdruck vor einer wichtigen Präsentation
Seit Tagen holen Sie die Infos und Unterlagen für die bevorstehende Präsentation hervor – und legen sie wieder weg. Etliche Ansätze sind entworfen, aber auch schnell wieder verworfen.
Sie kommen nicht voran, weil Sie so etwas noch nie gemacht haben. Sobald Sie an die Ausarbeitung denken, graut es Ihnen. In Ihrem Kopf steht alles still. Blackout. Verzweiflung, Angst und Wut über die eigene Unfähigkeit mischen sich zur geballten Emotionalität. Panik macht sich breit. Schaffen Sie es noch rechtzeitig? Die Zeit scheint Ihnen zwischen den Fingern zu zerrinnen. Selbstzweifel und Versagensängste unterhöhlen Ihre letzten Motivationsreserven.
Sich neuen Herausforderungen zu stellen, löst häufig ebenfalls Aufschieberitis aus. Die Vorstellung, die eigenen Grenzen zu überschreiten oder an die Grenzen der eigenen Fähigkeiten zu stoßen, verursacht Ängste. Ist man der Aufgabe überhaupt gewachsen?
Neues schafft Begeisterung – aber je nach Größe und Intensität der Herausforderung auch das Bedürfnis nach Schutz und Vertrautem. Schnell fühlen Sie den Boden unter den Füßen schwinden. Sicherheit suchend, wenden Sie sich gewohnten Aufgaben zu. Aufschieben heißt hier, den inneren Druck aus Unsicherheit, Angst und Selbstzweifeln zu verringern. Was tun?
Die Lösung: Sicherheit gewinnen
• Unterteilen Sie das Projekt in kleinstmögliche Schritte. Tragen Sie beispielsweise Unterlagen zusammen und ordnen Sie diese. Formulieren Sie Stichpunkte.
• Denken Sie dabei an die „Salamitaktik“. Eine Salami essen Sie nicht am Stück, sondern sie wird in Scheiben geschnitten. Zerlegen Sie schwierige und ungewohnte Aufgaben in Teilaufgaben.
• Sie stellen dabei fest, dass Scheibe zwei Ihnen bereits vertraut ist, Scheibe drei vergleichbar ist mit einer Aufgabe, die Sie bereits einmal sehr gut erledigt haben, und von Scheibe vier wissen Sie, dass eine Kollegin dieses Gebiet beherrscht. Nur die Scheiben eins und fünf kennen Sie nicht und brauchen dazu Informationen.
• Beraten Sie sich mit einer Kollegin oder einem Kollegen. Wenden Sie sich an Ihre Chefin beziehungsweise Ihren Chef. Suchen Sie Hilfe bei einer kompetenten Person. Halten Sie in jedem Fall den festgesetzten Arbeitsbeginn ein. Selbst wenn Sie mit „leerem Kopf“ vor dem Computer sitzen. Geben Sie dem inneren Druck, etwas anderes zu beginnen, nicht nach.
• Es heißt, die Spannung zu ertragen. Geben Sie sich selbst, aber vor allem Ihrer Kreativität Zeit, die Gedanken zu formulieren. Nur Geduld, das klappt. Es wird aber kaum gehen, wenn Sie sich ständig mit anderen Sachen beschäftigen.
• Akzeptieren Sie Blockaden. Kritisieren Sie sich nicht.
• Beginnen Sie an dem Punkt zu schreiben, der Ihnen am meisten zusagt. Sie müssen nicht auf Seite 1 anfangen, sondern können jederzeit in der Mitte oder gar am Ende loslegen. Schließlich haben Sie – wenn Sie rechtzeitig damit anfangen – später noch genügend Gelegenheit, das Projekt entsprechend zusammenzufügen und zu überarbeiten.
Beispiel 4: Überarbeitung
Sie haben zu viele Projekte gleichzeitig
Sie schauen auf Ihre To-do-Liste. Sechs verschiedene Aufgaben haben oberste Priorität. Die zweitrangigen Projekte haben Sie schon gar nicht mehr aufgelistet. „Jetzt nur nicht die Nerven verlieren!“, denken Sie und beginnen mit der Ausarbeitung eines Kundenberichts. Da klingelt das Telefon. Gereizt heben Sie ab. „Kurzfassen“, denken Sie sich. Aber es ist eine wichtige Kundin, die Sie nicht einfach „abwimmeln“ können. 15 Minuten später versuchen Sie, sich wieder in Ihren Bericht zu vertiefen. Vergeblich.
Sie haben zu viele Aufgaben zum gleichen Termin übertragen bekommen. Ein Projekt nimmt mehr Zeit in Anspruch als erwartet. Eine Besprechungsvorbereitung ist noch in die Zeitplanung zu integrieren. Ein Telefonat unterbricht den Ablauf. Welcher Störfaktor auch auftreten mag: Die eigene Zeit und Ihre Kraft werden überstrapaziert. Sie sind überarbeitet. Was tun?
Die Lösung: Selbstbewusstsein stärken
• Geraten Sie nicht in Panik. Erinnern Sie sich an bereits erreichte Erfolge und Ziele. Das stärkt Ihr Selbstbewusstsein und Ihre Zuversicht. Das sind wichtige Voraussetzungen, um einem Zuviel entgegenzusteuern und zukünftig auch mal Nein zu sagen.
• Listen Sie alle Aufgaben und Projekte auf, die Sie angenommen haben. Schreiben Sie zu jeder Aufgabe den Abgabetermin. Das ist ein erster Überblick über die Zeitspanne, die Ihnen zur Verfügung steht.
• Setzen Sie Prioritäten. Welche Aufgabe steht an erster Stelle? Welche Aufgaben können Sie nach Rücksprache auf einen späteren Zeitpunkt verlegen? Suchen Sie mit Ihrer Chefin oder Ihrem Chef das Gespräch.
• Entscheiden Sie, welche Aufgaben oder auch Teilaufgaben Sie möglicherweise delegieren können.
• Schalten Sie Störfaktoren weitgehend aus.
• Um in Zukunft nicht wieder in diese Situation zu geraten, überlegen Sie, warum Sie Ja gesagt haben, obwohl Ihre Zeitplanung eh schon knapp war. Lernen Sie, auch mal Nein zu sagen.
Beispiel 5: Ihre Zielsetzung hat sich geändert
Sie verschieben eine Idee immer wieder
Seit Tagen quälen Sie sich mit einer Idee herum, ohne zu verstehen, warum Sie keine Lust und kein Interesse mehr haben, sie zu verwirklichen. Sie waren doch anfangs so begeistert davon! Aber nun ist die Idee uninteressant geworden.
Sie sind wütend über sich selbst, fühlen sich aber dennoch verpflichtet, die Aufgabe zu erledigen. Was tun?
Die Lösung: Entscheidungen ändern
• Überprüfen Sie Ihre Ziele. Stellt sich das angestrebte Ziel als überholt heraus? Gestehen Sie sich das ein. Lassen Sie das „alte“ Ziel fallen. Sparen Sie sich selbst die Frustration, immer wieder über das unerledigte Vorhaben nachzudenken.
• Oder haben Sie nur Teilbereiche der Zielsetzung geändert? Wollen Sie das Ziel auf einem anderen Weg erreichen? Oder sich mehr Zeit dafür nehmen?
• Akzeptieren Sie Ihre neue Zielsetzung, Ihre Wünsche. Sie haben das Recht, sich anders zu entscheiden.
• Halten Sie sich vor Augen, dass Sie nicht versagt haben, nur weil Sie das ursprünglich angestrebte Ziel nicht erreicht haben. Sie haben lediglich Ihre Prioritäten geändert und dementsprechend auch Ihre Ziele. Das ist normal.
Entdecken Sie Ihre persönlichen Motive
Aufschieberitis ist kein Ausdruck des Versagens, der Drückebergerei oder von Willensschwäche. Vielmehr stecken oft ganz persönliche und vielschichtige Ursachen dahinter. Diese zu entdecken ist der erste Schritt, eine positive und auch anhaltende Änderung herbeizuführen. Die folgenden Fragen und Überlegungen helfen Ihnen dabei:
• Welche Aufgaben schieben Sie immer wieder auf? Geht es um die gesamte Aufgabe, oder sind es bestimmte Teilschritte, bei denen sich das Unlustgefühl meldet?
• Können Sie eine Ursache für das Aufschieben benennen? Was geht in Ihnen vor, wenn Sie an die Aufgabe denken oder daran arbeiten? Beispielsweise: „Ich fühle mich unsicher“ oder „Ich habe jetzt keine Zeit dafür“.
• Gibt es eine Strategie, mit der Sie sich die Bearbeitung erleichtern können?
• Spüren Sie, dass auch bereits das Identifizieren des Aufschiebegrundes die Situation entspannt?
